Como sociedad, hemos creado ciertas guías de comportamiento buscando establecer orden y/o lograr un mejor desempeño de las actividades humanas que realizamos. Cada cultura ha adaptado o desarrollado las suyas respondiendo a sus necesidades particulares. Además de las generales, hemos establecido las propias de las diferentes áreas o situaciones; lo que hace que no importa lo sencillo o complejo de las mismas, puedan realizarse de la mejor manera posible.
En ocasiones ponemos todo nuestro empeño en la organización de las actividades. Nuestra meta es que las mismas sean todo un éxito. Queremos que todo quede perfecto y prestamos especial atención a los detalles. Pensamos que ya con esto, vamos a lograr nuestro objetivo. Pero, lamentablemente, esto no garantiza que lo logremos. Hay cosas que no podemos controlar y algunas de ellas pueden, desde mucho antes de empezar la actividad, complicarnos la vida.
La complicación puede venir de parte de los invitados; y en ocasiones de nosotros mismos. Esto se debe en gran medida al desconocimiento o la confusión que muchos pudieran tener con el “Save the day”, con las invitaciones y con las confirmaciones. Es importante mencionar que cada una de ellas cumple una función especial.
El “Save the Day” no es otra cosa que un aviso para que usted separe una fecha específica. Se suele enviar con bastante antelación, podría ser en un mes o poco más de eso. Lo que se busca es que la persona que lo recibe vaya separando la fecha en su calendario. No tiene que llamar para confirmar su asistencia; ya hará lo propio cuando le envíen la invitación.
La invitación es la base de todo. Toda actividad, no importa si es casual, informal o formal, la requiere. Su diseño dependerá del tipo de actividad que sea. La misma suele ser enviada entre dos semanas a un mes, dependiendo la importancia o complejidad de la misma. Requiere confirmación.
La confirmación es, para mí, el elemento más importante en la organización de una actividad. Toda persona que reciba una invitación debe confirmar su asistencia si va a participar. Es más, sería conveniente indicar si no va a asistir para que el anfitrión pueda tener un mejor panorama. Esto, por una sencilla razón; las confirmaciones son las que van a decidir, en gran medida, lo que será la actividad.
Lo usual para nosotros es hacer una proyección de cuántas personas irían a la actividad, tomando como base la cantidad que invitamos. A eso le aplicamos por cientos para la comida, los recordatorios; etc.. Pero no deberíamos trabajar así porque corremos el riesgo de que la situación se nos salga de las manos. Lo correcto sería trabajar con los números más reales posibles y estos se obtienen con las confirmaciones.
Podemos visualizar la importancia de las confirmaciones cuando en una actividad nos encontramos con problemas de espacio, donde los programas se terminan, no hay recordatorios para todos y la comida se acaba rápido. O por el contrario; el salón se ve vacío, sobra muchísima comida, se quedan los recordatorios, etc.. Inmediatamente culpamos al anfitrión y “quemamos” al organizador o coordinador. Pero, ¿realmente toda la responsabilidad es suya?.
Mucha de la responsabilidad recae en los invitados que no confirmaron y fueron a la actividad, y en los que confirmaron y después no fueron. Esto es porque a partir de las confirmaciones es que se va a ajustar el espacio, la decoración, se hace el acomodo en las mesas, se establece la cantidad de comida y se compran los recordatorios, entre otras cosas. Organizar una actividad conlleva una inversión que en ocasiones es bastante alta. Deberíamos, entonces, ser más considerados con quienes nos invitan.
Otra cosa importante con las invitaciones y las confirmaciones, es que si lo invitan a usted y a un acompañante no lleve más personas. Limítese a lo que indica la invitación. No solemos confirmar y encima llegamos acompañados. Si todos los invitados hicieran lo mismo, se duplicaría y hasta se triplicaría la cantidad de asistentes a la actividad. Respetemos a nuestros anfitriones.
Comencemos a hacer las cosas de la manera correcta. Con el "Save the Day" separemos la fecha. Si recibimos una invitación, confirmemos si asistiremos y si es posible, indiquemos que no vamos. Tampoco pasemos las invitaciones a otros o los invitemos. Al final de cuentas, el que lo invita a una actividad lo que busca es compartir un rato agradable con usted y los demás invitados. Así que, sea considerado y no le complique la vida a su anfitrión...
